Privacy Statement

Mama Mia respecteert uw privacy. Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en informeren u over de veiligheid en privacy van uw persoonlijke gegevens. De informatie over u die wij verwerken, wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

Wij volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) . Bij de AVG draait alles om het beter beschermen van de privacy van personen. In dit privacystatement vindt u onze privacyprincipes en wat wij met uw gegevens doen, waarom wij bepaalde informatie verzamelen, hoe wij uw privacy beschermen, welke rechten u heeft en onder welke voorwaarden wij de informatie aan u of anderen verstrekken. Wat ons betreft mag er geen onduidelijkheid over privacy bestaan.

Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt;

Mama Mia heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn;

Binnen Mama Mia is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is;

Onze inlogggevens (wachtwoorden) worden regelmatig vernieuwd;

USB sticks zijn binnen Mama Mia verboden;

Er zijn verwerkingsovereenkomsten met leveranciers van software (Novict, Konnekt, MTH, Zorg van de Zaak);

Er is een gedragscode internetgebruik voor onze medewerkers; er is een inlogcode gastwifi

Er is een meldingsplicht voor (mogelijke) datalekken en een protocol datalekken;

Ouders wordt gevraagd om toestemming voor gebruik van foto- en videomateriaal van hun kind(eren)

2. Gegevens klanten

Het gebruik van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens verkopen aan derden? Dat doen wij niet. Wij gebruiken uw persoonsgegevens wel om u diensten te verlenen waar u ons om vraagt. Gegevens worden geregistreerd met als doel. Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering, de uitvoering van de automatische incasso;

Een contract voor plaatsing van uw kind met ons af te sluiten
Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van uw kind;
Het onderhouden van contacten met u als ouders, voogden en verzorgers van uw kinderen;
U te vragen wat u van onze dienstverlening vindt
Om u te informeren over de activiteiten vanuit Mama Mia Kinderopvang
Aan onze verplichtingen te voldoen die de wet ons oplegt
Doeleinden van verzamelen persoonsgegevens
Om de gevraagde diensten te verlenen, delen wij uw gegevens met Novict (internetsoftware) en MTH Accountants. Zij gebruiken de persoonsgegevens niet anders dan wij met hen hebben afgesproken. Wij zien er op toe dat zij de adequate beveiliging toepassen om persoonsgegevens veilig te stellen. Zij verwerken uw gegevens
Voor het opstellen van de plaatsingsovereenkomst
Voor de facturatie
Voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen waaronder het doorgeven van uw persoons- en contactgegevens aan de Belastingdienst.
Voor het opsporen van (toeslag)fraude. Hierbij kan worden gedacht aan het doorgeven van persoonsgegevens aan de FIOD

3. Overige afspraken en richtlijnen

3.1  Gedragscode
Voor alle medewerkers van Mama Mia geldt dat zij zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat privacygevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;

buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen
schriftjes alleen voor de ouders van het kind bedoeld zijn. Andere ouders kunnen deze niet inzien;
er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind;
collega’s niet met elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
er geen privegegevens van medewerkers aan ouders worden  verstrekt;
computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount en een account voor de locatiemanager.

3.2     Recht op inzage, controle en wijziging van gegevens
Vanuit de WBP (Wet bescherming persoonsgegevens) hebben ouders het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Mama Mia over hen of hun kinderen verwerkt. Daarnaast hebben ouders het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag de ouder vragen indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift.
Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is mogelijk dat Mama Mia een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bv. de Belastingdienst. In dat geval is het wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen. Mama Mia zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijdert zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Een verzoek wordt binnen vier weken beantwoord. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan worden ingediend bij de locatiemanager.

3.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn
voor een gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als
minimaal) en anderzijds door de aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP
(aangeduid als maximaal). Mama Mia hanteert de volgende bewaartermijnen

Gegevens kind

Soort gegeven Termijn Soort termijn Wettelijk
Naam 7 jaar min ja
Tussenvoegsel 7 jaar min ja
Voorletters 7 jaar min ja
Voornaam 7 jaar min ja
BSN 7 jaar min ja
Straatnaam 2 jaar max nee
Huisnummer 2 jaar max nee
Toevoeging 2 jaar max nee
Postcode 2 jaar max nee
Plaats 2 jaar max nee
Geboortedatum 2 jaar max nee
Soort gegeven Termijn Soort termijn Wettelijk
Fotomateriaal 1 jaar max nee
Gezondheidsgeg. 1 jaar max nee
Logboekgeg. 1 jaar max nee
Contractgeg. 7 jaar min ja
Financ. transacties 7 jaar min ja
Kinddossier niet bewaard max nee
(papier op vestiging)       na einde con-
tract, tenzij er sprake
is van een meldcode-
proces; dan max 2 jr.

Gegevens ouders

Soort gegeven Termijn Soort termijn Wettelijk
Naam 7 jaar min ja
Tussenvoegsel 7 jaar min ja
Voorletters 7 jaar min ja
BSN 7 jaar min ja
Straatnaam 2 jaar max nee
Huisnummer 2 jaar max nee
Toevoeging 2 jaar max nee
Postcode 2 jaar max nee
Plaats 2 jaar max nee
Geboortedatum 2 jaar max nee
Bankrek. Nr. 2 jaar max nee
Email adres 2 jaar max nee
Tel. Nummer 2 jaar max nee
Contractgeg. 7 jaar min ja
Financ. transacties 7 jaar min ja

3.4. Bescherming van uw persoonsgegevens
De bescherming van uw privacy is belangrijk voor u en voor ons. Daarom zijn onze
systemen en programma’s adequaat beveiligd. Wij hebben beheersprocedures om die informatie
nauwkeurig, actueel en compleet te houden en onbevoegden binnen en buiten Mama Mia
geen toegang te verlenen tot uw persoonsgegevens.

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens m.b.t.
het contract tussen ouder(s) en Mama Mia geldt. Mama Mia heeft een beleid op het
gebied van informatiebeveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Mama Mia toegang heeft tot welke informatie. Schriftelijke documentatie m.b.t. het kinddossier wordt opgeborgen in afgesloten kasten.

3.5 Meldplicht datalekken
De meldplicht houdt in dat Mama Mia onverwijld een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er sprake is  van een ernstig datalek. In een aantal gevallen moet het datalek ook gemeld worden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Hiervoor is een Protocol Datalekken & Beveiligingsincidenten opgesteld.

Er is alleen sprake van een datalek als zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan. Een beveiligingsincident is bijv. het kwijtraken van een USB-stick, de diefstal van een laptop, een inbraak door een hacker of het letterlijk kwijtraken van een papieren dossier. Niet ieder beveiligingsincident is een datalek. Er is sprake van een datalek als er bij het beveiligingsincident persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of als onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet redelijkerwijs uitgesloten kan worden. Als alleen sprake is van een zwakke plek in de beveiliging, is er sprake van een beveiligingslek en niet van een datalek.

Als er persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt, dan is over het algemeen een melding noodzakelijk. Persoonsgegevens van gevoelige aard zijn

• gegevens over de financiële of economische situatie van de betrokkenen. Hieronder vallen bijvoorbeeld
gegevens over (problematische) schulden, salarissen, betalingsgegevens.
• gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens De mogelijke gevolgen voor betrokkenen hangen
af van de verwerkingen en van de persoonsgegevens waar de inloggegevens toegang toe geven. Bij de
afweging moet worden betrokken dat veel mensen wachtwoorden hergebruiken voor verschillende
verwerkingen.
• gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude. Het gaat hierbij onder
meer om kopieën van identiteitsbewijzen en om het Burgerservicenummer (BSN).

3.6  Uitwisseling van gegevens met derden
Mama Mia biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Mama Mia wisselt t.b.v. de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, zo nodig met scholen, etc). Hierbij gelden de volgende bepalingen

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor
– een wettelijke grondslag aanwezig is (bijv. in het kader van Toeslag Kinderopvang);
– indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, is toegestaan en
de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
– op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke
levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft!

Mama Mia wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die Mama Mia heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind

–   Mama Mia geeft in het kader van de Toeslag Kinderopvang gegevens van
kinderen en ouders door aan de Belastingdienst. Het betreft alleen die
gegevens voor zover deze voor de Belastingdienst noodzakelijk zijn (naam,
adres, BSN kind en betalende ouder, genoten kinderopvang).

–   Mama Mia geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet
Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD.
Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de beroepskracht-kindratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen
met derden (bureau Jeugdzorg,, GGD, consultatiebureau, scholen, algemeen maatschappelijk
werk).  De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking

Zorg om de omgeving van het kind Zorg om het kind betreffende ontwikkeling
– Fysieke verzorging – Intelligentieontwikkeling
– Geestelijke verzorging               -Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/
spraak etc.
– Gedragsontwikkeling

Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat de ouders hiervoor expliciet toestemming
hebben gegeven!

Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft
Mama Mia de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom hun kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen weg genomen kunnen worden. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf
van op de hoogte stelen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.

3.7  Identificatie
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van de vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin een pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma, oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren.  Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders.

3.8 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Binnen Mama Mia kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD-inspecteur.

4.Gebruik van cookies op website 

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine (tijdelijke) tekstbestanden die tijdens het bezoek van de website op uw computer worden geplaatst. Wij maken gebruik van 3 soorten cookies

Functionele cookies
Dit zijn cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van een website. Het gaat hier om loginsessies en gebruikersinstellingen. Deze cookies zorgen ervoor dat onze website goed werkt. Ook verzamelen we informatie over de manier waarop klanten onze website gebruiken. Daarmee kunnen we onze website verbeteren en problemen oplossen. Daarnaast kunt u dankzij deze cookies inloggen op onze website. Wij mogen functionele cookies zonder toestemming plaatsen.

Statistische cookies
Statistische cookies meten voor ons alle data over het gebruik van onze website. Via Google Analytics meten we onder andere het aantal bezoekers op onze website, de tijd dat bezoekers op onze website verblijven en welke pagina’s bezoekers bekijken. Op basis van deze gegevens kunnen wij onze website verbeteren. Wij hebben de cookies van Google Analytics volledig geanonimiseerd en daarom mogen wij statische cookies plaatsen zonder toestemming. Deze gegevens worden 14 maanden bewaard.

Marketingcookies
Marketingcookies kijken naar het surfgedrag van onze bezoekers. Deze data wordt gepersonaliseerd opgeslagen in een database. We gebruiken deze cookies onder andere voor Facebookadvertising en Google AdWords. Bij het bezoek aan onze website vragen wij u, middels een pop-up, toestemming voor het plaatsen van marketingcookies. U kunt hiermee instemmen of deze weigeren. Dit heeft gedeeltelijk invloed op de werking van onze website. U kunt altijd de voorkeur voor het accepteren of weigeren van marketingcookies aanpassen.

Alleen functionele en statistische cookies worden gebruikt. Marketingcookies worden NIET gebruikt.

5.Vragen & klachten
Wij vinden het vanzelfsprekend dat wij u duidelijk en compleet informeren over uw privacy. Heeft u vragen over ons privacystatement of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens? Stel uw vraag via het emailadres info@mamamia.nl

Uw klacht(en) over het niet juist uitvoeren van ons privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Mama Mia worden geuit. De klachtenprocedure is te vinden op deze website.
Mochten wij er onverhoopt niet uitkomen met elkaar dan kunt u altijd terecht bij de nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy: de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

6. Wijzigingen in het privacystatement
Dit privacystatement kan door ons worden aangepast. Als het om ingrijpende wijzigingen gaat, vermelden wij dit duidelijk op onze website.

Ik heb een vraag